Spisová služba Ordinics
Spisová služba Ordinics představuje modulární řešení pro příjem a vypravení zásilek, centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů, a to včetně navazující důvěryhodné archivace dokumentů. Systém na jednom místě strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů – nejčastěji faktury, smlouvy, předpisy a směrnice – a u určených typů umí řídit průběh jejich zpracování pomocí workflow.
Systém je v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně Národního standardu pro ESSS a eIDAS. Celé řešení využívá pro ukládání dokumentů platformu SharePoint.
Je plně v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb. Umožňuje plnou integraci na systémy třetích stran (CRM, ERP) prostřednictvím dokumentovatelného API jako sady webových služeb.
Významné funkce Spisové služby Ordinics
Centrální přístup k dokumentům
Systém eviduje příchozí i odchozí poštu a vizualizuje stav zpracování dokumentů z jednoho místa.
Soulad s legislativou
Zákon č. 499/2004 Sb., vyhláška č. 259/2012 Sb., Národní standard pro ESSS a eIDAS.
Elektronická podatelna
Komplexní řešení pro příjem a odeslání zásilek včetně datových schránek.
Workflow zpracování
Řízení průběhu zpracování dokumentů určených typů pomocí konfigurovatelných workflow.
Důvěryhodná archivace
Dlouhodobé ukládání dokumentů v SharePointu s možností využití kvalifikovaných časových razítek.
Integrace přes API
Dokumentovatelné API jako sada webových služeb pro napojení na CRM, ERP a další systémy.
Systém pro elektronický oběh dokumentů pomohl Pipelife zefektivnit řadu důležitých procesů
Historie společnosti Pipelife Czech sahá až do roku 1994. Firma se postupně rozrůstala, až v roce 2009 dovršila fúzi se společností Instaplast Praha. Z organizačního hlediska se rozrostla o nový výrobní závod v Zápech, což zkomplikovalo i oběh papírových dokumentů, které se nyní musely zasílat mezi oběma závody poštou.
Dostupná funkcionalita
Soulad se zákony
Systém je plně v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, včetně povinnosti vést spisovou službu v elektronické podobě a dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).
Funkčnost elektronické podatelny
Komplexně řeší příjem a odesílání zásilek, a to jak v listinné formě, tak ve formě datových zpráv (ISDS) a emailů. Systém lze rovněž nakonfigurovat pro automatizované zpracování přijatých elektronických zásilek (např. automatizované zpracování faktur od konkrétního odesílatele). Podporována je rovněž práce více podatelen.
Workflow a podpora procesů
Možná integrace dodaného řešení s různými workflow nástroji. Podpora procesů digitalizace, OCR a vytěžování metadat při evidenci dokumentů.
Možnost integrace
Možnost integrace s existujícími systémy organizace, typicky CRM nebo ERP systémy.
Nástroje
Nástroje pro import a export dokumentů.
Data
Možnost exportu a importu dat.
Náhled
Náhled obsahů souborů PDF.
Logování
Auditní logování důležitých akcí prováděných uživateli v systému.
Chcete vědět víc?
Ozvěte se nám – probereme, jak vám naše řešení pomůže.