Document Management für SharePoint
Unsere Document-Management-Lösung (DMS) ist ein modulares System zur zentralen Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten — einschliesslich vertrauenswürdiger Archivierung. Es speichert Dokumente definierter Typen (Rechnungen, Verträge, Richtlinien, Anweisungen …) und steuert deren Verarbeitung durch Workflows.
Wir unterstützen Digitalisierung, OCR und Metadatenextraktion. Über das DMS hinaus enthält das Produkt eine elektronische Poststelle, die ein- und ausgehende Korrespondenz vollständig abwickelt.
Wir unterstützen Implementierungen, die gesetzliche Anforderungen an elektronische Aktenführungssysteme erfüllen, einschliesslich des tschechischen ESSS-Standards, eIDAS und DSGVO.
Was unser DMS leistet
Klare Übersicht
Echtzeit-Status der Dokumentenverarbeitung für Einzelpersonen und Manager, einschliesslich Erkennung von Engpässen.
Skalierbarkeit
Von einem einzigen Dokumenttyp bis zur Gesamtlösung für alle Dokumente in der Organisation.
SharePoint-Integration
Nutzt Microsoft SharePoint und Ihre bestehende Microsoft-365-Investition voll aus.
Workflow & Automatisierung
Konfigurierbare Genehmigungsprozesse mit Benachrichtigungen, Eskalationen und vollständigem Prüfpfad.
Digitalisierung & OCR
Scannen, OCR und maschinelle Metadatenextraktion bei der Dokumentenaufnahme.
Compliance
Bereit für elektronische Aktenführung, eIDAS, DSGVO und den tschechischen ESSS-Standard.
Was unsere Kunden über Document Management sagen
„Die Lösung von Allium erfüllte die Anforderungen unserer Ausschreibung für SharePoint, vertraulichen Dokumentenmodus und Preis. Die anschliessende Zusammenarbeit war dank des qualitativen Projektmanagements und der positiven Haltung von Allium wirklich angenehm."
Wie ein elektronischer Dokumenten-Workflow Pipelife half, wichtige Prozesse zu optimieren
Die Geschichte von Pipelife Czech reicht bis 1994 zurück. Nach der Fusion mit Instaplast Praha im Jahr 2009 erhielt das Unternehmen ein neues Werk in Zápy, was den Fluss von Papierdokumenten zwischen den Standorten erschwerte. Sehen Sie, wie DMS die Lösung war.
Verfügbare Funktionalität
Gesteuerte Dokumentation – Workflow
Die Dokumentenverarbeitung kann durch einen vordefinierten Workflow gesteuert werden. Der Prozess durchläuft definierte Zustände, und Benutzer wechseln zwischen ihnen mittels Workflow-Aktionen; die Definition steuert, welche Übergänge unter welchen Bedingungen erlaubt sind. Workflow-Schemata werden in einem grafischen Designer (Datapolis Process System) entworfen, den wir als Teil der Lösung liefern. Ad-hoc-Übergänge zwischen Benutzern ohne feste Definition werden ebenfalls unterstützt.
Digitalisierung, OCR, Extraktion
Das System integriert sich in Scan-Prozesse und Digitalisierungssoftware für Zeichenerkennung (OCR) und Metadatenextraktion (z. B. Kofax, ABBYY, Konica Minolta, KnowledgeLake, Iron Mountain). Durchsuchbare Dokumente mit Metadaten werden im DMS für eine effiziente Wiederauffindung gespeichert.
ISDS- und E-Mail-Integration
Das Modul empfängt und versendet Nachrichten automatisch über das tschechische ISDS-Datenpostfachsystem, einschliesslich Empfangsbestätigungen. Es können mehrere Datenpostfächer gleichzeitig verbunden werden. DMS empfängt auch E-Mails an dedizierte Adressen (z. B. rechnung@firma.com) und versendet Nachrichten per E-Mail; Add-ins für MS Outlook sind enthalten.
Elektronische Signaturen und Zeitstempel, eIDAS
Die Verarbeitung elektronischer Dokumente erfordert den Nachweis der Identität des Autors und des Erstellungszeitpunkts. Elektronische Signaturen und Zeitstempel decken beides ab. Das System validiert sie beim Eingang automatisch und führt die Daten über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
Aktenführungsdienst
Wir unterstützen Implementierungen, die gesetzliche Anforderungen an die elektronische Aktenführung erfüllen, einschliesslich des tschechischen NSESSS. Die Lösung umfasst Dokumentenhandhabung, Arbeit mit Akten, Aktenplanverwaltung sowie Archivierungs- und Vernichtungsprozesse.
Vertrauenswürdige Archivierung
Im System gespeicherte Dokumente können mit einem anerkannten Zeitstempel versehen und vor Ablauf periodisch neu gestempelt werden — typischerweise als täglicher Batch über eine definierte Menge. Erledigte Dokumente lassen sich in ein Archiv-Repository für ein elektronisches Register und Archiv verschieben.
Agenda-basierte Lösungen
DMS unterstützt Agenden für spezifische Dokumenttypen (eingehende Rechnungen, Verträge, Richtlinien usw.). Alle Agenden teilen sich eine einheitliche Plattform und ein gemeinsames Fundament, was die Einführung für Benutzer erleichtert.
Zugriffskontrolle, DSGVO
Das System bietet umfangreiche Optionen zur Verwaltung des Dokumentenzugriffs — nach Dokumenttyp, Organisationsstruktur oder beidem. Jedes Dokument kann zudem für bestimmte Benutzer freigegeben werden, die an seiner Verarbeitung beteiligt sind. Das Produkt entspricht der DSGVO.
Drittanbieter-Integrationen
Wir integrieren routinemässig mit bestehenden Systemen der Organisation, typischerweise CRM oder ERP. Eine dokumentierte API als Sammlung von Webservices steht für den Datenaustausch mit anderen Anwendungen zur Verfügung.
SharePoint-Plattform
Die Lösung zielt auf Microsoft SharePoint ab. Sie nutzt die Stärken der Plattform maximal, gleicht deren Schwächen aus und erweitert sie für das Dokumentenmanagement — das Ergebnis ist ein leistungsfähiges DMS.
Möchten Sie mehr erfahren?
Melden Sie sich — wir besprechen, wie diese Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.