Aktenverwaltung Ordinics
Ordinics Records Management ist eine modulare Lösung für den Empfang und Versand von Sendungen, zentrale Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten — einschliesslich vertrauenswürdiger Dokumentenarchivierung. Es speichert zentral Dokumente definierter Typen (typischerweise Rechnungen, Verträge, Richtlinien und Anweisungen) und kann deren Verarbeitung über Workflows steuern.
Das System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Aktenführung, einschliesslich des tschechischen nationalen ESSS-Standards und eIDAS. Die gesamte Lösung speichert Dokumente in SharePoint.
Es ist vollständig konform mit dem tschechischen Gesetz Nr. 499/2004 Slg. über Archivierung und Aktenführung sowie der Verordnung Nr. 259/2012 Slg. Es ermöglicht die vollständige Integration mit Drittsystemen (CRM, ERP) über eine dokumentierte API als Sammlung von Webservices.
Wichtige Funktionen von Ordinics Records Management
Zentraler Dokumentenzugriff
Das System erfasst eingehende und ausgehende Post und visualisiert den Verarbeitungsstatus von Dokumenten an einem Ort.
Compliance
Tschechisches Gesetz Nr. 499/2004 Slg., Verordnung Nr. 259/2012 Slg., nationaler ESSS-Standard und eIDAS.
Elektronische Poststelle
Vollständige Abwicklung ein- und ausgehender Post, einschliesslich Datenpostfächern.
Verarbeitungs-Workflow
Konfigurierbare Workflows, die die Dokumentenverarbeitung für definierte Dokumenttypen steuern.
Vertrauenswürdige Archivierung
Langfristige Speicherung auf SharePoint mit optionalen qualifizierten Zeitstempeln.
API-Integration
Eine dokumentierte API als Sammlung von Webservices für die Integration mit CRM, ERP und anderen Systemen.
Wie ein elektronischer Dokumenten-Workflow Pipelife half, wichtige Prozesse zu optimieren
Die Geschichte von Pipelife Czech reicht bis 1994 zurück. Nach der Fusion mit Instaplast Praha im Jahr 2009 erhielt das Unternehmen ein neues Produktionswerk in Zápy, was den Fluss von Papierdokumenten, die nun zwischen den beiden Standorten per Post verschickt werden mussten, erschwerte.
Verfügbare Funktionalität
Gesetzliche Compliance
Vollständig konform mit dem tschechischen Gesetz Nr. 499/2004 Slg. über Archivierung und Aktenführung und der Verordnung Nr. 259/2012 Slg. zu den Details der Aktenführung, einschliesslich der Pflicht zur elektronischen Aktenführung und der Einhaltung des nationalen Standards für elektronische Aktenführungssysteme (NSESSS).
Elektronische Poststelle
Vollständige Abwicklung ein- und ausgehender Post — Papier, ISDS-Datennachrichten und E-Mails. Das System kann für die automatisierte Verarbeitung eingehender elektronischer Post konfiguriert werden (z. B. automatisierte Rechnungsverarbeitung von einem bestimmten Absender). Mehrere Poststellen werden unterstützt.
Workflow- und Prozessunterstützung
Integration mit verschiedenen Workflow-Werkzeugen. Unterstützung von Digitalisierung, OCR und Metadatenextraktion bei der Dokumentenaufnahme.
Integrationsmöglichkeiten
Integration mit bestehenden Systemen der Organisation, typischerweise CRM oder ERP.
Werkzeuge
Werkzeuge für Dokumentenimport und -export.
Daten
Datenimport und -export.
Vorschau
Vorschau von PDF-Dateiinhalten.
Protokollierung
Audit-Protokollierung wichtiger Aktionen, die von Benutzern im System ausgeführt werden.
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